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Data di Pubblicazione: 12/07/2007 AMMINISTRATIVO-CONTABILE DEI COMITATI PROVINCIALI Premessa Lo statuto dell’ENAM, com’è noto, demanda alla potestà regolamentare e direttiva del Consiglio di amministrazione l’attività assistenziale e il funzionamento dei Comitati provinciali. Su talune materie, e in special modo quelle riguardanti le prestazioni istituzionali, il Consiglio di amministrazione, esercita detta potestà, dopo aver acquisito il parere consultivo dell’Assemblea dei Presidenti dei Comitati provinciali di cui all’art. 63 dello Statuto. Tanto si evince dai seguenti articoli dello Statuto: • art. 9 riguardante la fissazione dei criteri e delle modalità di erogazione delle prestazioni assistenziali; • art. 36, lett. a) riguardante il potere del Consiglio di amministrazione di deliberare le direttive generali e i programmi di attività dell’Ente; • art. 36, lett. h) riguardante il potere del Consiglio di amministrazione di deliberare i regolamenti di attuazione dello Statuto; • art. 36, lett. m) riguardante il potere del Consiglio di amministrazione di deliberare le norme di amministrazione e di funzionamento dei Comitati provinciali; • art. 44, 1° comma, riguardante i compiti dei Comitati provinciali; • art. 46 che richiama quanto già statuito dall’art. 36; • art. 49 che attiene alle risorse economiche dei Comitati provinciali; • artt. 54 e 55 riguardanti le risorse umane dei Comitati provinciali; • art. 60 che richiama ulteriormente quanto già statuito dagli artt. 36 e 46; • art. 61 riguardante l’istituzione del fondo di solidarietà nazionale e i criteri di accesso da parte dei Comitati provinciali; • art. 65 riguardante l’informazione e il rapporto con gli iscritti. Il regolamento che segue, pertanto, sulla base della potestà-dovere del Consiglio di amministrazione di regolamentare il complesso dell’attività istituzionale del Comitati provinciali e il loro funzionamento amministrativo-contabile, affronta l’intera materia statutaria riguardante i Comitati provinciali in un unico testo coordinato distinto, per argomenti. Tali argomenti riguardano: • Le prestazioni istituzionali di competenza dei Comitati provinciali • La composizione e il funzionamento dei Comitati provinciali • Le risorse economiche ed umane • Le norme di funzionamento amministrativo-contabile • Le norme di democrazia interna Titolo I - Prestazioni istituzionali Art. 1 (Competenze dei Comitati provinciali) Le prestazioni istituzionali di competenza dei Comitati provinciali, destinate ai soggetti assistibili, di cui all’art. 4 dello Statuto, sono quelle previste dalle norme statutarie, dal testo coordinato del Regolamento delle prestazioni e dal presente Regolamento, nonché dalle direttive del Consiglio di amministrazione. In particolare esse riguardano: a) l’assistenza sanitaria a carattere ordinario e l’assistenza sanitaria a carattere straordinario, entro i tetti di spesa fissati con regolamento del Consiglio di amministrazione (art. 10 dello statuto); b) l’assistenza agli orfani e alle categorie equiparate e al nucleo familiare dell’iscritto deceduto o del coniuge dell’iscritto deceduto (art. 14); c) l’assistenza ai superstiti degli iscritti deceduti in attività di servizio (art. 26); d) interventi straordinari agli iscritti e al nucleo familiare (art. 10); e) interventi volti a potenziare l’attività culturale e di formazione professionale degli iscritti in servizio (art. 20). f) l’erogazione di contributi formativi in favore di portatori di handicap, sia orfani che figli di iscritti, nella misura e secondo criteri stabiliti dal Consiglio di amministrazione. (Assistenza sanitaria) L’assistenza sanitaria, tanto quella a carattere ordinario, che quella a carattere straordinario, è concessa dai Comitati provinciali con i criteri e le modalità fissati dal Regolamento di attuazione dello Statuto (Titolo III) approvato dal Consiglio di amministrazione Per gli interventi sia a carattere ordinario che straordinario, il tetto di spesa, di cui al comma 3 dell’art. 10 dello Statuto è fissato in € 3.000 annui (articoli 8 e 9 del regolamento per le prestazioni sanitarie). (Assistenza agli orfani e categorie equiparate e assistenza al nucleo familiare dell’iscritto e del coniuge deceduto) L’assistenza agli orfani e categorie equiparate è concessa fino al raggiungimento della maggiore età da parte dei soggetti interessati. Tale limite di età non si applica ai soggetti permanentemente inabili al lavoro. Per gli studenti universitari e per i frequentanti corsi di istruzione post-secondaria il limite d’età è fissato al compimento del 26° anno. Per l’individuazione delle categorie equiparate si fa riferimento all’art. 14 del Regolamento per le prestazioni istituzionali. Oltre gli interventi di competenza della sede centrale (borse di studio - posti in Case dello Studente di proprietà dell’Ente e contributi per posti in convitto di elezione) i Comitati provinciali assistono gli orfani e le categorie equiparate attraverso: a) forme di pronto intervento e di assistenza al nucleo familiare; b) assegni di studio per la frequenza dell’asilo nido e delle scuole di ogni ordine e grado, dei corsi di istruzione post-secondaria e dell’università; c) concessione di contributi per soggiorni climatici. Gli interventi a favore degli orfani e del nucleo familiare dell’iscritto deceduto o del coniuge dell’iscritto deceduto (purché a carico) si realizzano attraverso l’erogazione di contributi nella misura massima di €. 1.500,00 l’anno, e per ciascun nucleo familiare. La concessione dei suddetti contributi e il loro importo dovranno essere deliberati tenendo rigorosamente presente le condizioni di effettivo bisogno dei richiedenti, che dovranno essere opportunamente documentate sulla base dei nuovi criteri di accertamento dello stato di bisogno. Gli assegni di frequenza vengono erogati dai Comitati provinciali con le modalità e gli importi fissati dal Consiglio di amministrazione. La concessione di contributi agli orfani per soggiorni climatici documentati si effettua secondo le modalità e gli importi fissati dal regolamento di assistenza climatica (art. 33). (Assistenza ai superstiti degli iscritti deceduti in attività di servizio: art. 26) L’Ente assiste i superstiti degli iscritti deceduti in attività di servizio, in conformità a un documentato stato di bisogno, attraverso l’erogazione di un assegno di solidarietà. Tale assegno è erogato dai Comitati provinciali a favore, nell’ordine, dei seguenti componenti il nucleo familiare dell’iscritto/a deceduto/a: • Coniuge superstite; • Figli minorenni; • Figli maggiorenni; • Genitori a totale carico; • Fratelli e sorelle maggiorenni permanentemente inabili al lavoro e a carico dell’iscritto/a deceduto/a. Gli importi dell’assegno di solidarietà sono così fissati: • per il coniuge e per i figli senza diritto a pensione indiretta e a carico dell’iscritto/a deceduto/a: € 3.000 per le prime due fasce; €. 2.100 per la terza e la quarta fascia; • per il coniuge e per i figli superstiti con diritto a pensione indiretta e a carico dell’iscritto/a deceduto/a: € 2.500 per le prime due fasce; €. 1.600 per la terza e quarta fascia; • per altri familiari a carico, in mancanza del coniuge o dei figli: € 1.500 per le prime due fasce; €. 1.100 per la terza e quarta fascia; • per il coniuge e i figli non a carico dell’iscritto/a deceduto/a: € 750 per le prime due fasce; €. 600 per la terza e quarta fascia. (Interventi straordinari per gli iscritti e per il nucleo familiare) L’assistenza da parte dei Comitati provinciali è svolta anche mediante la concessione di contributi straordinari in favore degli iscritti, che, in conseguenza di eventi particolari, siano venuti a trovarsi in grave stato di bisogno. Il Comitato valuta lo stato di bisogno e delibera la concessione di contributi che non possono superare, per ciascun assistito, la somma di €. 1.000 nell’anno. (Assistenza culturale) Gli interventi di cui alla lettera e) dell’art. 19 dello Statuto, di competenza dei Comitati provinciali, si realizzano attraverso convegni, seminari e incontri su materie di interesse professionale degli iscritti, nonché iniziative di formazione professionale degli iscritti in servizio. I convegni, seminari e incontri sono organizzati dai Comitati provinciali, nella salvaguardia del carattere pluralistico dell’Ente. Essi potranno svolgersi a livello provinciale, per la durata di un solo giorno, e per non più di una volta l’anno. Possono essere prese in considerazione anche proposte per iniziative interprovinciali. Il progetto, comprendente gli argomenti, i destinatari dell’iniziativa, i relatori e il preventivo di spesa, deliberato dal Comitato provinciale, va sottoposto all’approvazione del Consiglio di amministrazione. Il tetto massimo di spesa consentito è fissato in € 1.550. Gli interventi di assistenza relativi alla formazione professionale degli iscritti in servizio sono realizzati dai Comitati provinciali nell’ambito delle direttive e del tetto di spesa fissato annualmente dal Consiglio di amministrazione in sede di approvazione del Bilancio di Previsione. Art. 7 (Composizione e stato giuridico) I Comitati provinciali sono organi periferici dell’Ente. La loro composizione e i requisiti dei singoli componenti sono quelli previsti dagli articoli 41 e 42 dello Statuto. Essi durano in carica quattro anni e si rinnovano con le procedure indicate dallo Statuto stesso (art. 47). Il membro elettivo che per qualsiasi motivo cessa dalla carica prima della scadenza del quadriennio è sostituito dal primo dei candidati non eletti della stessa lista. Le cariche di Presidente e di membro del Comitato provinciale sono gratuite e incompatibili con quella di Presidente o di membro del Consiglio di amministrazione dell’Ente. (Del Presidente) Il Presidente del Comitato è funzionario ordinatore, con le attribuzioni e le responsabilità di cui al DPR n. 97/03. Il Presidente rappresenta l’Ente in sede provinciale; indice e presiede le riunioni del Comitato; stabilisce le materie da trattare; vigila sull’attuazione delle deliberazioni del Comitato ed è responsabile della gestione e del funzionamento del Comitato nei confronti della sede centrale. Il Presidente, all’inizio di ogni anno, designa un membro del Comitato facultato a sostituirlo in caso di assenza o di impedimento, dandone comunicazione al Dirigente CSA e alla Sede centrale. (Norme di funzionamento) I Comitati provinciali si riuniscono di norma ogni mese o ogniqualvolta il Presidente ne ravvisi la necessità per un massimo di 12 volte l’anno. I Comitati provinciali devono comunque essere convocati quando almeno tre componenti ne facciano motivata richiesta scritta, entro i 15 giorni successivi alla data della richiesta stessa. Le sedute dei Comitati provinciali sono valide se è presente almeno la metà più uno dei componenti. Le deliberazioni dei Comitati provinciali sono assunte a maggioranza dei presenti; a parità di voti prevale il voto del Presidente. (Del segretario) I Comitati provinciali per l'attuazione dei compiti loro attribuiti, nonché per le funzioni amministrative e contabili, designano un segretario secondo quanto previsto dall'art. 54 dello Statuto, la cui nomina va ratificata dal Consiglio di amministrazione. Il segretario partecipa alle riunioni del Comitato provinciale con voto consultivo e svolge le funzioni a lui demandate dal Comitato stesso e dalle direttive della Sede centrale. Ai segretari è corrisposto un compenso la cui misura è fissata dal Consiglio di amministrazione con apposita delibera. In caso di assenza o di impedimento non superiori a tre mesi, le funzioni di segretario sono svolte, su delega del Presidente, da un membro del Comitato, al quale va corrisposto il compenso di cui al comma precedente, rapportato al periodo di effettivo svolgimento delle funzioni. In tal caso, le funzioni di segretario sono svolte dalla persona delegata, unitamente a quelle di membro del Comitato provinciale. (Gettoni di presenza e rimborso spese di viaggio) Il Consiglio di amministrazione con apposita delibera definisce l’entità dei gettoni di presenza dei componenti i Comitati provinciali. (Vigilanza) Il Dirigente del CSA della provincia esercita sul Comitato funzioni di vigilanza. (Sede) I Comitati provinciali hanno sede presso i CSA o altro ufficio scolastico del capoluogo indicato dal Dirigente CSA. In caso di particolari esigenze, è possibile l’utilizzo di sedi diverse, previa autorizzazione del Consiglio di amministrazione. (Compiti dei Comitati provinciali) I Comitati provinciali svolgono i compiti di cui all'art. 44 dello Statuto e quelli a loro demandati dal Consiglio di amministrazione. In particolare: a) attuano l'assistenza di "pronto intervento" a favore dell'orfano e del nucleo familiare cui questo appartiene secondo le direttive del Consiglio di amministrazione dell'Ente; b) assistono nelle forme e nei modi giudicati più rispondenti al singolo caso, gli iscritti o i superstiti dell'iscritto deceduto, con particolare riguardo alle esigenze degli orfani, dei vedovi, delle vedove e del nucleo familiare; c) mantengono i rapporti con gli orfani anche dopo la loro dimissione dal convitto o dopo il termine del corso di studi, al fine di non disperdere i risultati educativi, agevolando, per quanto possibile, l'immissione dell'orfano nella vita sociale; d) segnalano con tempestività alla sede centrale dell'Ente esigenze straordinarie di assistenza al fine di promuovere gli opportuni interventi; e) assistono gli iscritti e i loro familiari nella predisposizione delle pratiche tendenti ad ottenere le prestazioni dell'Ente, svolgono il lavoro istruttorio richiesto dalla sede centrale per le prestazioni di competenza dell’ENAM Nazionale ed attuano le prestazioni di cui alle direttive del Consiglio di amministrazione; f) rappresentano l'ENAM sul territorio provinciale, mantenendo vivo fra gli iscritti lo spirito di solidarietà, g) mantengono un costante collegamento con la sede centrale e tra questa e gli iscritti; h) pubblicizzano l'attività dell'Ente attraverso un'informazione capillare dei suoi scopi e delle sue prestazioni assistenziali e previdenziali e mantengono il rapporto con gli iscritti, soprattutto attraverso i referenti ENAM sui posti di lavoro; i) partecipano alle riunioni indette dagli organi centrali con le rappresentanze di volta in volta indicate dagli stessi; j) predispongono il piano annuale delle attività e l’utilizzo delle risorse, uniformandosi alle direttive del Consiglio di amministrazione; k) relazionano periodicamente alla sede centrale sull'attività svolta; l) deliberano il conto consuntivo; forniscono il rendiconto economico e finanziario alla sede centrale entro i termini fissati dallo Statuto per l'approvazione da parte degli organi centrali dell’Ente; informano gli iscritti della provincia sull'attività svolta e sul rendiconto economico e finanziario; m) deliberano l'affidamento del servizio di cassa ad un istituto di credito mediante convenzione analoga a quella stipulata a livello centrale. Nello svolgimento dei suddetti compiti i Comitati provinciali si uniformano agli indirizzi programmatici del Consiglio di amministrazione. (Coordinamenti regionali) In conformità a quanto previsto dall’art. 66 dello Statuto, vengono costituiti, a livello regionale, i coordinamenti dei Presidenti dei Comitati provinciali, cui sono affidati i compiti di valutare l’attività dell’Ente a tale livello, individuare esigenze comuni, omogeneizzare i comportamenti e avanzare proposte all’Assemblea nazionale dei Presidenti ed al Consiglio di amministrazione. Il coordinamento regionale provvede ad eleggere nel suo seno un coordinatore che lo presiede. (Commissariamento) Il Consiglio di amministrazione dell'Ente, sentito il Dirigente CSA della provincia, può disporre per gravi motivi lo scioglimento del Comitato provinciale e la nomina di un commissario. Al medesimo può essere corrisposta un'indennità da determinarsi con delibera del Consiglio di amministrazione dell’Ente. Art. 17 (Risorse economiche) Le risorse di cui dispongono i Comitati provinciali sono quelle stanziate dal Consiglio di amministrazione, nonché quelle derivanti da eventuali lasciti o donazioni da parte di Enti o di privati. Il Consiglio di amministrazione fissa annualmente, in sede di approvazione del bilancio di previsione, l'ammontare complessivo delle risorse da destinare ai Comitati provinciali, entro le quali si attua l’attività dei Comitati medesimi. Tali risorse sono ripartite dalla sede centrale fra i Comitati sulla base dell’organico provinciale degli iscritti all’Ente Le risorse ordinarie sono assegnate dalla sede centrale ai Comitati provinciali in due rate, ciascuna d'importo pari al 50% della somma da erogare nell'intero anno. La prima rata verrà corrisposta all’atto dell’approvazione da parte degli Organi di controllo del bilancio di previsione, mentre la seconda rata verrà corrisposta entro il mese di luglio sulla base della situazione risultante al 30 giugno dello stesso anno e riportata nella relazione semestrale dei Comitati provinciali. Le eventuali giacenze al 31 dicembre, detratti gli impegni di spesa formalmente assunti, entro la stessa data, costituiscono anticipo sui contributi ordinari dell’esercizio successivo. Le risorse di cui ai commi precedenti sono iscritte in bilancio e sono utilizzate prioritariamente per le prestazioni assistenziali di cui al presente Regolamento. (Spese di funzionamento) I Comitati provinciali, per far fronte alle spese di gestione e di funzionamento derivanti dai compiti loro demandati, compresa la partecipazione alle riunioni i cui costi sono a carico dei Comitati medesimi, deliberano all’inizio di ciascun anno, la somma occorrente indicandola nel piano annuale e nella misura massima di € 5.000 (per i comitati che abbiano un budget superiore a 62.000 Euro il limite complessivo di spesa può essere superato, purchè contenuto entro il 6% del budget medesimo). Tra le spese di funzionamento è da comprendere quella relativa all’acquisto di hardware e software, secondo le caratteristiche e gli importi massimi che vengono fissati dalla Sede centrale. Sono altresì da aggiungere gli oneri derivanti dall’applicazione degli articoli 53 e 54 dello Statuto, secondo le entità dei gettoni di presenza e dei compensi ai Segretari fissate con delibere del Consiglio di amministrazione. Le somme relative all’applicazione dei suddetti articoli dello Statuto sono liquidate dalla Sede centrale ed imputate ai corrispondenti capitoli di spesa. Le spese per l’applicazione del successivo art. 21 sono a carico della Sede centrale. Sono altresì a carico della sede centrale le spese relative al funzionamento dei Coordinamenti regionali e quelle relative alle riunioni dei referenti ENAM, di cui al successivo art. 33, entro i limiti autorizzati dal Consiglio di amministrazione. Tali spese vengono anticipate dai Comitati provinciali e rimborsate dalla Sede centrale dietro opportuna documentazione. (Impegni di spesa) I Comitati provinciali possono assumere impegni di spesa esclusivamente all’interno delle disponibilità derivanti dalla contribuzione ordinaria di cui al precedente art. 17. (Fondo di solidarietà) I Comitati provinciali possono accedere al fondo di solidarietà nazionale, previsto dall’art. 61 dello Statuto, esclusivamente nel caso in cui, esaurite le risorse derivanti dalla contribuzione ordinaria di cui al precedente art. 17, si determinino inderogabili ed urgenti esigenze di spese per assistenza nei campi di competenza dei Comitati provinciali, motivate da un particolare stato di bisogno dell’iscritto richiedente, adeguatamente documentato. La richiesta di accesso al fondo di solidarietà nazionale, ampiamente motivata, va avanzata dal Comitato provinciale al Consiglio di amministrazione dell’Ente e deve contenere l’indicazione della somma complessiva occorrente. Il Consiglio di amministrazione, in sede di esame delle richieste e di decisione, può richiedere al Comitato provinciale l’esibizione della documentazione allegata alla domanda presentata dall’iscritto. Al termine di ciascun esercizio finanziario, la sede centrale è tenuta a pubblicizzare l’elenco dei Comitati provinciali che hanno beneficiato del fondo di solidarietà nazionale. I Comitati provinciali, relativamente alla quota di finanziamento attraverso il fondo di solidarietà, non possono assumere impegni di spesa, prima delle decisioni del Consiglio di amministrazione. (Risorse umane) I Comitati provinciali con organico provinciale superiore a 5.000 iscritti possono utilizzare, per lo svolgimento della loro attività, iscritti all’Ente in servizio o in quiescenza, disponibili a svolgere le mansioni previste da apposito contratto di collaborazione, avendone preventivamente accertato un'adeguata esperienza nei campi di attività dell’Ente. A tal fine i Presidenti dei Comitati provinciali che possono avvalersi dell’opera di un collaboratore stipuleranno direttamente, nella loro veste di funzionari ordinatori, contratti di collaborazione saltuaria senza vincolo di subordinazione, con l’indicazione dell’oggetto della collaborazione, la sua durata ed il compenso, in conformità alla normativa vigente. Art. 22 (Norme generali) I Comitati provinciali, relativamente al funzionamento amministrativo-contabile, debbono attenersi alle norme statutarie, al presente Regolamento, alle direttive emanate dal Consiglio di amministrazione e dalla Sede centrale dell'Ente, nonché alle disposizioni di legge riguardanti la contabilità degli Enti pubblici non economici, in quanto applicabili. L’esercizio finanziario dei Comitati provinciali ha la durata di un anno e coincide con l’anno solare. (Norme specifiche) I Comitati provinciali deliberano entro il 31 dicembre il piano annuale delle attività ed entro il 31 gennaio dell’anno successivo il rendiconto consuntivo relativo all’anno precedente, e li trasmettono alla Sede centrale - Ufficio coordinamento - entro il 15 febbraio per l'approvazione da parte degli organi centrali dell'Ente, unitamente ad una relazione sull’attività svolta e all'estratto conto bancario alla data del 31 dicembre. Il rendiconto consuntivo deve essere accompagnato dalla seguente dichiarazione di responsabilità sottoscritta dal Presidente e dal segretario: "Questo Comitato dichiara che tutta la documentazione giustificativa dei movimenti di entrata e di uscita, relativa al conto consuntivo in esame, è conservata agli atti del Comitato stesso e che non esistono gestioni extra bilancio". Tutti gli atti contabili sono custoditi dai Comitati provinciali per almeno 10 anni. I Comitati provinciali deliberano, altresì, entro il mese di luglio di ciascun anno, la relazione sull'attività svolta nel primo semestre dell'anno, corredandola con l'estratto conto bancario alla data del 30 giugno e con la situazione di cassa alla stessa data. Tale relazione deve essere trasmessa alla Sede centrale - Ufficio coordinamento. (Servizio di cassa) I Comitati provinciali deliberano l'affidamento del servizio di cassa ad un istituto di credito previa approvazione degli organi centrali dell'Ente e sulla base di apposita convenzione. (Cassa interna) I Comitati provinciali istituiscono una cassa interna per le minute spese. Il fondo "cassa interna" viene fissato in € 260. Tale somma va inizialmente prelevata dal conto ENAM presso l'Istituto di credito, cui è stato affidato il servizio di cassa e viene di volta in volta reintegrata in relazione alle necessità del Comitato, sempre con prelievi dal suddetto conto ENAM. I movimenti relativi alla "cassa interna" sono riportati su apposito registro predisposto dal Comitato provinciale a pagine numerate e timbrate, con dichiarazione del Presidente del Comitato attestante il numero delle pagine di cui il registro si compone. L'incarico di cassiere è conferito al Segretario del Comitato provinciale, che, pertanto, ha la responsabilità dei movimenti di cassa, della relativa documentazione, del reintegro del fondo e della registrazione delle operazioni. (Atti amministrativo-contabili) I Comitati provinciali hanno la responsabilità della tenuta dei seguenti atti amministrativo-contabili: • libro generale di cassa; • libro inventario dei beni mobili ed immobili, con obbligo di verbalizzazione di tutte le eventuali operazioni di discarico; • registro protocollo; • libro verbali delle adunanze del Comitato; • schedario alfabetico degli assistiti; • archivio dei fascicoli personali degli assistiti; • archivio degli affari generali; • registro dei reclami. (Procedure amministrativo-contabili) I Comitati provinciali provvedono alla riscossione delle entrate, mediante emissione di reversali di incasso e al pagamento delle spese, mediante mandati di pagamento. Le reversali di incasso e i mandati di pagamento, trasmessi all'istituto cassiere cui è stato affidato il servizio di cassa, sono firmati congiuntamente dal Presidente e dal segretario. Le operazioni di pagamento avvengono mediante assegni bancari intestati ai beneficiari e rilasciati dall'ufficio cui è affidato il servizio di cassa o mediante accredito su conti correnti personali, qualora tale forma di pagamento sia richiesta dall'iscritto. Gli assegni sono trasmessi ai beneficiari direttamente dall'istituto cassiere. Il Comitato provinciale ne dà comunicazione scritta agli interessati. I Comitati provinciali sono tenuti a mantenere aggiornato il libro generale di cassa che dovrà essere numerato progressivamente da 1 a 100, timbrato e firmato in ogni foglio dal Presidente del Comitato. Sulla testata del registro saranno chiaramente indicate le voci di entrata e di uscita per cassa e, quindi, la ripartizione delle spese a seconda del loro titolo. Le registrazioni dovranno avere una rigida sequenza cronologica, con l'indicazione del numero e della data del documento che dà titolo al movimento di danaro. L'acquisto di materiale di vario genere occorrente per il funzionamento dei Comitati (mobili, schedari, macchine per scrivere, fotocopiatrici ecc.) deve avvenire scegliendo fra almeno tre preventivi richiesti a ditte diverse e, su delibera del Comitato provinciale, secondo le norme dei servizi e delle forniture in economia. (Verifiche e controlli) I Comitati provinciali, nell'espletamento dei loro compiti e nel funzionamento amministrativo e contabile, dipendono dalla Sede centrale e sono, pertanto, soggetti alle verifiche e ai controlli da questa predisposti oltre che alla vigilanza del Dirigente CSA. Il controllo sull'attività istituzionale dei Comitati provinciali è esercitato dagli Organi di governo dell'Ente, che si avvalgono della collaborazione dell'Ufficio di coordinamento dei Comitati provinciali. Il controllo sul funzionamento amministrativo e contabile è esercitato dalla Direzione Generale, che si avvale dei servizi competenti e riferisce agli Organi di governo dell'Ente. La Sede centrale può in qualunque momento disporre visite ispettive e di controllo. Oltre alle responsabilità individuali e collegiali che possono determinarsi in violazione delle norme di contabilità e di amministrazione e delle direttive del Consiglio di amministrazione, la mancata trasmissione alla Sede centrale, nei modi e nei tempi previsti dal presente Regolamento, delle relazioni riguardanti l'attività dei Comitati e dei rendiconti semestrali e consuntivi, è motivo di sospensione dell'erogazione dei contributi. (Ufficio di coordinamento dei Comitati provinciali) E’ istituito presso l'Ufficio di presidenza della Sede centrale, l'Ufficio di coordinamento dei Comitati provinciali, con il compito di favorire il rapporto costante tra questi e gli Organi centrali di governo dell'Ente, anche al fine di omogeneizzare i comportamenti. Esso in particolare, provvede: a) a trasmettere ai Comitati le delibere di rilevante interesse per gli stessi e le direttive del Consiglio di amministrazione; b) a ricevere i piani annuali delle attività, i conti consuntivi, i rendiconti semestrali e le relazioni riguardanti l'attività dei Comitati, al fine di fornire elementi di valutazione utili al Consiglio di amministrazione anche per l'assegnazione annuale delle risorse economiche ai Comitati stessi; c) a trasmettere al servizio Ragioneria tutti gli atti di carattere amministrativo e contabile riguardanti i Comitati provinciali; d) a predisporre gli atti relativi alle ratifiche da parte del Consiglio di amministrazione dei Comitati provinciali e alle nomine dei segretari; e) a fornire ai Comitati provinciali ogni elemento utile per l'assolvimento dei loro compiti e per il loro funzionamento; f) a trasmettere ai Comitati provinciali tutti gli atti e la relativa modulistica riguardanti le prestazioni assistenziali e previdenziali dell'Ente; g) a curare la convocazione e l’organizzazione delle riunioni indette dalla Sede centrale e la pubblicazione dei relativi atti. Art. 30 (Rapporto con gli iscritti) I Comitati provinciali individuano e realizzano iniziative atte ad assicurare il rapporto costante con gli iscritti all'Ente e il loro coinvolgimento nell'attività assistenziale e previdenziale. A tal fine di avvalgono di momenti assembleari, anche con la collaborazione delle Organizzazioni sindacali di categoria e delle Associazioni professionali. I Comitati provinciali deliberano e rendono noti agli iscritti l'orario e i giorni di apertura della sede per lo svolgimento dei loro compiti, dandone comunicazione alla sede centrale - Ufficio coordinamento Comitati provinciali. I Comitati provinciali istituiscono presso la propria sede il registro dei reclami, ponendolo a disposizione degli iscritti. Dei reclami presentati è fatta menzione nelle relazioni che i Comitati provinciali trasmettono alla Sede centrale. (Partecipazione alle riunioni) I Presidenti dei Comitati provinciali, il segretario e i componenti dei Comitati stessi sono tenuti a partecipare alle riunioni indette dal Consiglio di amministrazione e precisamente: • il Presidente partecipa alle riunioni dell’Assemblea dei Presidenti di cui all’art. 63 dello Statuto; • i Presidenti, i componenti dei Comitati provinciali e i segretari partecipano alle riunioni indette dal Consiglio di amministrazione, nei modi e con gli scopi fissati, di volta in volta, dallo stesso Consiglio. I Presidenti dei Comitati, i componenti dei Comitati medesimi ed i segretari possono avanzare motivata richiesta di riunioni al Consiglio di amministrazione, che valuta la richiesta stessa e ne autorizza lo svolgimento. Le spese di partecipazione alle suddette riunioni gravano sul bilancio dei Comitati provinciali. (Pubblicizzazione dell’attività dell’Ente) I Comitati provinciali curano il rapporto con gli iscritti attraverso le forme previste dagli articoli 62 e 65 dello Statuto. In particolare pubblicizzano l’attività dell’Ente, fornendo un’informazione capillare dei suoi scopi e delle prestazioni assistenziali e previdenziali. A tal fine: • mantengono un rapporto costante con il Dirigente CSA e con le Direzioni didattiche e I.C. della provincia, anche attraverso l’uso di bollettini e la diffusione del periodico pubblicato dalla sede centrale “ENAM - Notizie”; • curano la trasmissione alle scuole della provincia di materiali propagandistici e informativi; • istituiscono una bacheca per la pubblicazione di tutti gli atti di interesse per gli iscritti. Delle forme di pubblicizzazione realizzate e dei risultati conseguiti, i Comitati provinciali ne fanno menzione nella relazione annuale. (Referenti ENAM) Sulla base della designazione dei collegi dei docenti vengono individuati presso ogni Circolo didattico o unità scolastica onnicomprensiva referenti ENAM, al fine di garantire una costante e diffusa informazione e un rapporto diretto con gli iscritti. È compito dei Comitati provinciali convocare almeno una volta all’anno l’Assemblea dei referenti ENAM a livello provinciale. (Utilizzo di spazi su ENAM - Notizie da parte delle strutture periferiche) Notizie su questioni, problemi e argomenti di particolare interesse per l’Ente, ed a valenza nazionale, possono essere trasmesse dai Comitati provinciali e dai Coordinamenti regionali al Consiglio di amministrazione per la loro diffusione attraverso ENAM - Notizie, unico organo ufficiale dell’ENAM. Art. 35 (Documentazione e modulistica) La documentazione per l’accesso alle prestazioni istituzionali e la relativa modulistica vengono definite attraverso le direttive del Consiglio di amministrazione. (Norme di rinvio) Per tutto quanto non contemplato dal presente Regolamento, si fa riferimento alle norme statutarie e alla legislazione vigente.
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